.          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

De manier waarop men de organisatie vorm geeft heeft invloed op de kwaliteit die geboden wordt door de pedagogisch medewerker. Daarom geef ik in dit boek enkele tips die het werk in de kinderopvang een beetje kunnen verlichten en daardoor kan leiden tot een betere opvang van de kinderen.

Wat staat er in dit hoofdstuk?

1.    De tevredenheidscirkel: een instrument om te kijken waar er in de organisatie iets fout kan gaan.

2.    De planning van pedagogisch medewerkers: Het belang van een goede planning.

3.    De structuur in de groepsadministratie ten behoeve van invallers: Een hulpmiddel voor de bso.

4.    Conclusie.

 

1  De tevredenheidscirkel

 

 

 

Bij een kinderopvang organisatie was het, in de periode dat Jannie daar werkte, not done om over kinderen te praten (niet tijdens werk en niet tijdens overleg) vond personeel en management.

 

 

 

In mijn boek Tieneropvang, een nieuw concept staat de tevredenheidscirkel beschreven die ook in de kinderopvang goed toepasbaar is en duidelijk maakt hoe belangrijk het is om tevreden medewerkers te hebben. Daarom wil ik die op deze plaats nogmaals laten zien.

 

Om inzicht te geven over hoe je in het algemeen kunt werken, zodat je genoeg kinderen in het kindercentrum krijgt, heb ik de tevredenheidscirkel ontwikkeld. Dit systeem omvat leidinggevenden en pedagogisch medewerkers. Als er ergens in de organisatie onrust is kan men in de groep niet goed werken. In het belang van de organisatie werkt de cyclus alleen als iedereen mee werkt, van de directeur tot de pedagogisch medewerkers. Het is de bedoeling dat de cyclus steeds opnieuw doorlopen wordt en niet stopt.

 

 

 

De beste reclame voor een bedrijf is mond op mond reclame!

Zowel door kinderen, ouders als personeel!

 

 

 

De tevredenheidscirkel is een middel om het proces te leren begrijpen. Als er een schakel uitvalt dan zakt het hele kaartenhuis in elkaar. In een optimale situatie blijft de cyclus dóórlopen.

 

Een goede samenwerking lijkt vanzelfsprekend, maar in de tijd dat ik in de tieneropvang werkzaam was heb ik tijdens conferenties regelmatig gehoord dat het vaak bij de samenwerking tienerwerker en leidinggevende schort waardoor er verschillende projecten tieneropvang mislukten. Er werd niet goed naar elkaar geluisterd, met andere woorden, het is erg belangrijk dat men naar elkaars argumenten luistert. Ook in de kinderopvang kan, door bepaalde situaties die ontstaan zijn door een slechte samenwerking van management en pedagogisch medewerkers, de aanleiding zijn dat klanten weggaan bij de betreffende organisatie en naar de concurrent lopen.

 

De pedagogisch medewerker zal naar de wensen en behoeftes van de kinderen moeten luisteren, de leidinggevende zal naar de argumenten van de pedagogisch medewerker moeten luisteren en daarop moeten participeren en beleid uitstippelen. De pedagogisch medewerker zal op haar beurt weer moeten luisteren naar de argumenten van de leidinggevende om zo tot een goede samenwerking te komen om een optimaal klimaat te scheppen voor de kinderen. Met andere woorden een goede samenwerking is een vereiste om een goedlopende kinderopvang te bewerkstelligen.

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Kinderopvang\Files\imgF.gif

 

 

 

Beschrijving van de cirkel:

1.    De kinderen vervelen zich, de activiteiten passen op dat moment niet bij de vraag van de kinderen.

2.    Als de pedagogisch medewerker actie onderneemt en nieuwe activiteiten ontwikkeld zijn de kinderen en daardoor ook de pedagogisch medewerkers tevreden, dit heeft een positieve invloed op de sfeer.

3.    Als de sfeer goed is (omdat de kinderen en pedagogisch medewerkers tevreden zijn) heeft dat een positief effect op de kinderen en hun ouders.

4.    Als de kinderen en hun ouders tevreden zijn willen ze dat overbrengen naar potentiële nieuwe klanten door mond op mond reclame.

5.    Als er nieuwe klanten komen heeft dat tot gevolg dat er meer budget is.

6.    Als er meer budget is kan de leidinggevende betere voorwaarden scheppen zodat het werk beter en leuker wordt.

7.    Doordat de voorwaarden om te werken zijn verbeterd is ook de sfeer verbeterd. De leidinggevenden en pedagogisch medewerkers zijn tevreden over het resultaat.

8.    Als de sfeer goed is, zijn de pedagogisch medewerkers gemotiveerd om de ouders en kinderen tevreden te houden.

9.    Er is altijd opnieuw een moment dat kinderen zich zullen gaan vervelen en dus begint de cirkel opnieuw.

Maar als het nu fout gaat, de pedagogisch medewerkers zijn niet gemotiveerd of de leidinggevende heeft geen goed zicht op welk beleid ontwikkeld moet worden zodat klanten weglopen en er niet genoeg nieuwe klanten komen. Hoe kun je dat in een eenvoudig schema vatten?

Hieronder is te zien wat er gebeurt als een gedeelte van de organisatie niet goed werkt:

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Kinderopvang\Files\img11.gif

 

 

 

Beschrijving van de negatieve cirkel:

1.    De kinderen vervelen zich, de activiteiten passen op dat moment niet bij de vraag van de kinderen.

2.    Als de pedagogisch medewerkers geen actie ondernemen en er komen geen nieuwe activiteiten dan worden de kinderen lastig.

3.    Als de kinderen die zich vervelen andere kinderen en personeel lastig vallen dan wordt de sfeer negatief beïnvloed, de pedagogisch medewerkers en de kinderen gaan mopperen.

4.    Als er een slechte sfeer is op de kinderopvang zullen de kinderen en hun ouders negatieve reclame maken.

5.    Als er negatieve mond op mond reclame is houden andere ouders hun kind van de kinderopvang en komen er geen nieuwe klanten bij, wat resulteert in minder klanten.

6.    Als er weinig klanten zijn, is er weinig budget.

7.    Als er niet genoeg budget is kan er niet zoveel gedaan worden voor personeel en kinderen. Als de leidinggevende niet tevreden is omdat er steeds minder geld binnenkomt dan wordt er beknibbeld aan het budget en zijn er minder goede voorwaarden.

8.    Minder goede voorwaarden betekent dat de sfeer verslechtert waardoor het personeel minder gemotiveerd is.

9.    Als het personeel minder gemotiveerd is zullen ze ook minder geneigd zijn om hun werk goed te doen en zullen de kinderen zich eerder vervelen, en hiermee zijn we weer aan het begin van de cirkel beland.

Met bovenstaande wil ik aantonen dat het belangrijk is goed samen te werken in de organisatie. Als er geen goede samenwerking is dan kan er een negatieve spiraal ontstaan zoals ik heb laten zien in de negatieve cirkel.

 

 

 

Mijn baas is autoritair.

Mieke is werkzaam in een verpleegtehuis. Haar nieuwe interim-afdelingshoofd is een harde, zakelijke vrouw. Wat zij wil, moet ook gebeuren. Mieke en haar collega’s vinden het moeilijk om hun mannetje te staan tegenover haar.

Hoe geeft Mieke haar grenzen aan?

Antwoord van Sandor:

Elke actie roept een reactie op. Jouw afdelingshoofd, een echt ‘baas-type’, roept bij jou de reactie op dat je vanuit angst, tegen je eigen wil in, opdrachten uitvoert. Dit actie-reactie patroon leidt tot een angstcultuur. De motivatie daalt, het werkplezier verdwijnt, en de kwaliteit van de zorg vermindert, het ziekteverzuim stijgt. Allemaal ongewenste effecten.

FNV tijdschrift Platform, december 2008. Sandor Penninga is trainer, coach en adviseur. Hij richt zich vooral op gedrag, samenwerking en omgangsvormen op het werk.

 

 

 

Aan de hand van deze tevredenheidscirkels kan er gewerkt worden aan Teambuilding. Het is erg belangrijk dat al het personeel beseft dat zowel bestuur, directie, management, administratie schoonmakers, klusjesmensen en pedagogisch medewerkers niet zonder elkaar kunnen en elkaars werk daarom waarderen. Door teambuilding kan hieraan gewerkt worden. Maak duidelijk wat de diverse disciplines doen en wat ze voor elkaar kunnen betekenen. Haal ontevreden gevoelens weg door uitleg te geven en begrip te kweken voor elkaar.

 

Dus door middel van een tevredenheidscirkel kun je duidelijk maken dat een goede samenwerking en inzet erg belangrijk zijn voor het slagen van de organisatie. Het kan overal in de organisatie mis gaan en het effect kan dan zijn dat ouders hun kinderen weghalen bij de organisatie en dat er een flinke teruggang plaatsvindt aan klanten. Dit kan voorkomen worden door op tijd de organisatie door te lichten en in te grijpen waar dit nodig is.

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\pijl.gif

 

 

 

2 De planning van de pedagogisch medewerkers

Het is belangrijk in de organisatie dat er voor de pedagogisch medewerkers een goed rooster gemaakt wordt en dat deze op tijd bekend is bij de medewerkers. Hierdoor zullen er geen gaten ontstaan en is de medewerker op tijd op de hoogte wanneer en waar er gewerkt moet worden. Doordat men op tijd op de hoogte is kan men vrije tijd en werk van de pedagogisch medewerker goed combineren en ontstaat er de noodzakelijke rust in de organisatie.

Het is begrijpelijk dat organisaties zo weinig mogelijk overcapaciteit willen hebben wat personeelsuren betreft. Er zijn regelmatig zieke medewerkers die vervangen dienen te worden. Ook de vrije dagen en vakanties van de pedagogisch medewerkers zullen opgevangen moeten worden. Een organisatie zal dan ook een balans moeten zien te vinden tussen zo min mogelijk personeel versus overcapaciteit van personeelsuren. De planner zal dan ook een koordanser moeten zijn om de gaten zo effectief mogelijk te vullen die ontstaan zijn door ziekte, vrije dagen en vakanties.

Om de planner een handje te helpen zal er een programma moeten zijn die hem/haar helpt om goed te kunnen roosteren. Dit programma moet aan de volgende eisen voldoen:

1.    Het geeft een overzicht van de diverse groepen

2.    Het geeft een duidelijk overzicht van kindaantal en personeel dat ingezet wordt

3.    Het rooster dat uitgeprint wordt zal overzichtelijk moeten zijn en er verzorgt uitzien zodat personeel gemakkelijk kan zien wie waar en op welk tijdstip werkt.

4.    Gegevens zullen gemakkelijk in te voeren moeten zijn zodat er zo min mogelijk fouten in kunnen komen

5.    Het moet automatische berekeningen uit kunnen voeren om foute berekeningen te voorkomen

Het is handig als diverse gegevens van het personeel bekend zijn en binnen handbereik zoals:

·         De dagen/uren dat iemand kan/wil werken.

·         Het aantal uren dat iemand volgens haar/zijn contract heeft.

·         De vakantie en vrije dagen van de medewerkers.

Het liefst zijn alle gegevens gekoppeld aan het personeelsbestand zodat er zo veel mogelijk wordt geautomatiseerd en er zo min mogelijk fouten gemaakt kunnen worden.

Volgens de cao kinderopvang moet het personeel 10 etmalen voor aanvang op de hoogte zijn van het rooster. Hier dient bij het roosteren rekening mee gehouden te worden. Alleen bij ziekte van pedagogisch medewerkers kan het voorkomen dat het rooster later aangepast moet worden, dat is dan overmacht.

Bijgevoegd op de website een Excel programma voor de kleinere organisatie die het geld nog niet hebben om een professioneel pakket te kunnen kopen.

Dus voor een goede roostering zal men een programma nodig hebben waarin men duidelijk kan zien wie op welk uur en welke dag moet werken. Het moet een duidelijke structuur hebben en automatische berekeningen uit kunnen voeren om fouten zo veel als mogelijk uit te sluiten. Het liefst gekoppeld aan de gegevens van personeel zodat er zo min mogelijk met de hand gewerkt hoeft te worden. Een voorbeeld van zo’n programma kan men downloaden op deze website, klik hiervoor op Download.

 

 

 

Een gedeelte uit de rede van Dr.Walraven bij het afscheid van Dr.P.Tavechio in 2007 van de Leidse Universiteit

Gemiddeld komen kinderen van hoogopgeleiden 3 tot 4 dagen naar het kinderdagverblijf.

De pedagogisch medewerker is de sleutel tot geluk van het kind dat in de kinderopvang komt dus zal deze voldoende kennis moeten hebben van opvoedingsmethoden.

De pedagogisch medewerker moet: 

1.     Emotionele steun geven (veiligheid)

2.     Respect hebben voor de autonomie van het kind

3.     Structureren en grenzen stellen

4.     Praten en uitleggen

5.     Ontwikkeling stimuleren van het kind

6.     Het begeleiden van interacties tussen kinderen onderling

Door een negatieve interactie van pedagogisch medewerker/kind en deze laat de negatieve interactie tussen kind/kind bestaan heb je meer kans op een negatieve interactie ouder/kind. Als de pedagogisch medewerker voor positieve interactie zorgt tussen pedagogisch medewerker/kind en kind/kind dan zal dat resulteren in positieve interactie tussen ouder/kind.

 

 

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\pijl.gif

 

 

 

3 De structuur in de groepsadministratie ten behoeve van invallers

Het is van groot belang voor de continuïteit van de groep om een duidelijke beschrijving van het groepsproces te maken ten behoeve van de invallers. Men verwacht van de invallende pedagogisch medewerker dat er op de juiste manier gewerkt wordt en dat deze kennis hebben van de kinderen en hun ouders. Vaak moet er door invallers lang gezocht worden op de groep eer de gewenste gegevens te voorschijn komen en deze tijd krijgen zij meestal niet, zeker niet bij een calamiteit. Probeer je eens voor te stellen dat een bso invaller een kwartier voordat de school uit is alle gegevens op moet zoeken, appels moet schillen, drinken klaarzetten, een lijstje moet maken van de kinderen die opgehaald moeten worden, de taxi moet bellen en naar school moet lopen. Als je onbekend bent met de groep is dit een onmogelijke taak en blijven er taken liggen zoals het opzoeken van de noodgegevens met als resultaat dat als er een calamiteit gebeurd er nog gezocht moet worden naar de juiste gegevens. Heel vaak wordt er nog tegen de invaller gezegd “de gegevens zitten ergens in de groeps-/noodmap” en vaak worden de mappen niet als zodanig herkend. Dus duidelijkheid is van essentieel belang. Het is soms van levensbelang om deze gegevens snel op te kunnen zoeken. Hiervoor moet de invaller niet alle kasten en mappen door hoeven te nemen eer de gegevens, die deze zocht, te vinden zijn. De gegevens moeten direct in te kijken zijn, dus moet dit in het zicht liggen van de invaller. Het liefst op een vaste plaats op iedere vestiging van de organisatie. Het is daarom belangrijk dat in iedere locatie van de organisatie de mappenstructuur (bijvoorbeeld de groepsmap en de protocollen) hetzelfde is zodat de invaller weet waar iets te zoeken is.

Iedere organisatie in de kinderopvang heeft op de een of andere manier gegevens beschikbaar die nodig zijn als er calamiteiten gebeuren, dit zijn de noodplangegevens. Hierin staan de namen van de kinderen met de telefoonnummers van ouders, buren of familie en de huisarts en ziekenfonds gegevens. Deze gegevens moet je bij hebben als je een uitstapje gaat maken of als er iets bijzonders gebeurd op de groep zodat je de groep moet ontruimen. Het spreekt voor zich dat deze gegevens up to date moeten zijn, dus er moet een systeem in de organisatie zijn die deze gegevens iedere keer als er iets bij de ouders veranderd (zoals telefoonnummers of verzekering) dat deze op tijd bijgewerkt worden.

Als verschillende groepen samen worden gevoegd, zoals in vakanties e.d. dan dienen de noodplangegevens van elke groep die samengevoegd wordt bij elkaar te liggen op de locatie waar de kinderen van deze groepen op dat moment zijn. Als het een digitale versie is kunnen de diverse groepen dit doen door middel van bijvoorbeeld e-mail.

Voor de invaller is het ook nodig om een duidelijk overzicht van kinderen die in de groep opvallen te hebben zoals medische of psychische aandoeningen.

De invaller moet weten:

·         Hoe de kinderen heten

·         Of een kind iets mankeert zoals ADHD, dyslexie, autisme enz. 

·         Of een kind een dieet heeft

·         Kennis van speciale wensen van ouders.

De invaller zal moeten weten waar de spullen te vinden zijn die nodig zijn voor het uitoefenen van zijn/haar taak zoals:

·         Administratieve spullen (incl. de code van voordeur, kopieer apparaat e.d.)

·         EHBO spullen

·         Spullen voor noodsituaties zoals een noodmap en een plattegrond van de locatie

·         Speelgoed

Ook moet de invaller weten waar de ruimtes in het gebouw zijn zoals:

·         Speelplekken, eventueel de gymzaal waar gebruik van gemaakt mag worden

·         Klaslokalen van de kinderen (buitenschoolse opvang), waar vind ik welk kind en wat is de afspraak met de scholen?

Het is duidelijk dat invallers de kinderen nooit zo goed kennen als de vaste groepsleidster. Dat mag ook niet verwacht worden van een invaller. De invaller moet heel flexibel zijn in uren en in locaties. Deze moet vaak op veel groepen invallen zodat hij/zij niet de gelegenheid heeft om de kinderen goed te leren kennen. Voordat hij/zij de kinderen kan leren kennen moet de invaller al weer op een andere groep invallen.

Op iedere dag en in elke groep is het weer anders, andere kinderen andere gewoonten. Wat op de ene groep op een bepaalde dag gewoon is kan soms op een andere groep bij een andere groepsleidster niet.

De invaller is een kei in flexibiliteit en heeft de mogelijkheid om de organisatie snel te doorgronden, dat is weer de kracht van de invaller.

Omdat het erg moeilijk is om een systeem te bedenken die zowel voor de vaste leiding als voor de invaller werkt heb ik een Excel document gemaakt die hierin kan helpen. In dit  systeem kan men noodplangegevens gemakkelijk en met niet te veel moeite invoeren, dit programma is dan ook gemakkelijk up to date te houden. Het is een systeem waar je met minimale input een maximale output hebt. Dat wil zeggen dat de vaste leidsters niet steeds op ieder lijstje die ze maken alle namen van de kinderen in hoeven te vullen. De pedagogisch medewerker hoeft in mijn systeem maar één keer de namen van de kinderen in te vullen en verder de gegevens die nodig zijn om alle lijsten te kunnen maken. Er wordt de mogelijkheid gegeven om met minimale inspanning toch de nodige gegevens te vergaren. Als de gegevens eenmaal in het systeem zitten kunnen er lijsten uitgeprint worden zoals de lijst van kinderen die op de vso, tso, nso of in de vakantie komen. Er kan een lijst uitgeprint worden voor noodhulp en een lijst waar gegevens opstaan zoals diëten, allergieën, foto’s maken enz.

Als men deze lijsten voor de invaller klaarlegt in een mapje en dit consequent op iedere locatie doet dan zullen er nog maar weinig fouten gemaakt worden, dus weinig klachten door ouders.

Het is duidelijk dat het een noodzaak is om de groepsadministratie goed op orde te hebben omdat er anders situaties kunnen ontstaan die je niet wilt in de organisatie. Ouders kunnen bijvoorbeeld niet op tijd geïnformeerd worden bij calamiteiten, of de inval groepsleidster-leider heeft niet (op tijd) de juiste gegevens om het werk naar behoren te kunnen doen. Kinderen die een dieet medicijnen moeten krijgen zouden over het hoofd gezien kunnen worden. In het uiterste geval, als er bijvoorbeeld een brand uitbreekt, weet men niet precies de noodzakelijke gegevens te vinden die nodig zijn om kinderen in nood te kunnen helpen.

Het is dus belangrijk dat er een systeem bestaat waarin de pedagogisch medewerkers de gegevens van kinderen in kunnen ingeven. Deze gegevens moet men ten alle tijden in kunnen zien. bijvoorbeeld bij calamiteiten en noodgevallen, maar ook om te weten wat een individueel kind nodig heeft aan verzorging. De invallende pedagogisch medewerker moet op tijd en op een gemakkelijke manier deze gegevens in kunnen zien als dit nodig is. Hiervoor is een systeem nodig dat gemakkelijk is om gegevens in te voeren en niet te tijdrovend omdat de pedagogisch medewerkers niet over veel tijd beschikken. Een voorbeeld van zo’n gegevenssysteem is te downloaden op deze website, klik hiervoor op Download.

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\pijl.gif

 

 

 

 4 Conclusie

Als je een goede kinderopvangorganisatie hebt dan is de tevredenheid van personeel en klant in balans. Om goed te kunnen zien of uw organisatie in balans is beschrijf ik een tevredenheidscirkel. Dit is een instrument dat kan helpen om te kijken waar er iets fout kan gaan in de organisatie. Als het niet goed gaat met het beleid zal het ook niet goed gaan met de pedagogisch medewerker en kan deze niet goed voor de kinderen zorgen. Als het niet goed gaat met de pedagogisch medewerker zal het ook niet goed gaan met de organisatie enz.

Het plannen van roosters is een behoorlijk moeilijke taak en kan alleen door “koordansers” gedaan worden. Veel zal men in de gaten moeten houden vooraleer er een goed rooster gemaakt is. Een goed programma is daarom een must. In (beginnende) kleine organisaties heeft men soms moeite om een goed programma te vinden waarmee men roosters kan maken, daarom staat er een eenvoudig Excel bestand op mijn website waarmee men dit rooster zou kunnen maken. Dit is gratis te downloaden op deze website, klik hiervoor op Download

Ook een hulpmiddel om het gemakkelijker en vooral veiliger te maken voor de pedagogisch medewerkers en de kinderen is een programma dat in Excel geschreven is om de administratie gemakkelijk up to date en overzichtelijk te houden. Een programma  dat een minimale input en een maximale output geeft. Dit is bijzonder belangrijk om de invallers in de groep goed op de hoogte te brengen en te zorgen dat deze hun werk goed kunnen doen. Zeker als er sprake is van calamiteiten is het belangrijk om gegevens up to date te hebben.

De vaste pedagogisch medewerker op de groep zal niet alleen moeten zorgen voor de dagen die ze zelf werken, maar ze zullen werk moeten voorbereiden voor dagen dat ze afwezig zijn en er iemand moet komen om in te vallen. De tijd die een pedagogisch medewerker krijgt om administratief werk te doen en werk voor te bereiden is vaak minimaal en zal dus goed moeten worden besteed. Op deze website (klik daarvoor op Download) staat een Excel bestand om gegevens in te voeren zoals beschreven is in dit hoofdstuk en kan men gratis downloaden.


 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\pijl.gif