.            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

De subsidieverstrekker, meestal de gemeente, zal ieder jaar een overzicht verlangen van de tieneropvang zodat ze kunnen zien wat er zoal gedaan wordt met het belastinggeld. Om de subsidie van de gemeente te kunnen waarborgen wil je dat je tienercentrum er op een positieve manier uitkomt. Ook wil je de samenwerking met de samenwerkingsorganisaties verbeteren. Het is dus belangrijk dat je een goed verslag schrijft met de juiste gegevens er in. Er zal een jaarverslag moeten komen om aan te geven hoe goed je tienercentrum draait. Je wilt dat het jaarverslag ook gelezen wordt en niet in een lade komt te liggen.

 

1 Hoe maak je een verslag en waar moet je op letten?

2 Tot Slot

 

1 Hoe maak je een verslag en waar moet je op letten?

Vraag je af voor wie je schrijft en wat voor opleiding deze mensen hebben gehad. Kennen ze wat van de materie waarover je het wilt hebben? Wat zet je in een jaarverslag en wat juist niet? Leest het verslag rustig? Welk lettertype gebruik je en gebruik je een schuine letter of niet? Dat zijn allemaal vragen waar ik een antwoord op zal geven.

 

Wat is belangrijk als je een jaarverslag schrijft?

 

Houdt goed in de gaten wie je aanspreekt, wie het jaarverslag te lezen krijgt, dus pas je schrijfstijl hierop aan.

 

Hoe moet een verslag er uit zien?

Verder zijn de volgende punten van belang:

·         Weet wat je schrijft en probeer te overtuigen van het belang daarvan.

·         Schrijf in goed Nederlands (niet te lange of te korte zinnen) en schrijf alleen dingen op die belangrijk zijn. Gebruik duidelijke taal, dat wil zeggen, probeer niet te moeilijke maar ook niet te gemakkelijke woorden te gebruiken, pas dit aan de lezer aan. Schrijf je alleen om bladvulling te krijgen dan heb je de kans dat het stuk in een la terecht komt en dat is je bedoeling niet.

·         Als je gegevens hebt die gepresenteerd moeten worden, zet deze dan ook eens in een grafiek en/of tabel, dit maakt het voor veel lezers duidelijker. Het is belangrijk dat je op verschillende manieren naar gegevens kunt kijken omdat iedereen anders is. Er zijn mensen die de voorkeur geven voor een tekst, maar ook mensen die juist grafieken of tabellen willen zien. Je kunt door middel van het afwisselend gebruik van tekst en grafiek een rustig beeld scheppen in het geheel.

·         Kies één soort lettertype dat rustig leest zoals Arial, Times New Roman of Bookman Old Style. Wil je aandachtspunten er uit laten springen dan kun je dat doen door gebruik te maken van een vette, scheve of onderlijnde tekst. Gebruik verschillende lettertypen niet tegelijk in je verslag, maak gebruik van b.v. onderstrepen, vet,  schuinschrift en verschillende grootte van letters om verschillen aan te geven. Verschillende lettertypes door elkaar maakt het schrift erg onrustig.

·         Maak de alinea’s niet te groot, en als je al veel in een alinea wilt schrijven, maak dan gebruik van plaatjes om even een rust in te lassen. Een te grote tekst in een alinea is vaak moeilijk te lezen door veel mensen. Als je plaatjes of foto’s wilt gebruiken, zorg dan dat ze met het onderwerp te maken hebben. Plaatjes en foto’s kunnen zorgen voor een rustige bladspiegel, mits deze met zorg geplaatst worden. Als het verslag aantrekkelijk is om in te kijken, zal het eerder gelezen worden. Veel verslagen belanden ergens ongelezen in een archief. Dus de bedoeling is, om het verslag aantrekkelijk en functioneel te maken.

·         Let op de lay-out van je jaarverslag, deze moet aantrekkelijk zijn en uitnodigend om te lezen. Als de tekst er rommelig uit ziet zal de lezer het schrijven eerder in de la laten liggen dan als de tekst er goed verzorgt uit ziet. Het is belangrijk om een rustig beeld te creëren omdat het verslag anders erg onrustig wordt en dat kan er toe leiden dat het verslag ongelezen aan de kant gelegd wordt. Het verslag moet een rustige bladspiegel hebben. Iemand die een verslag leest dat erg onrustig is, zal het gouw opgeven.

Dus:

Foto’s, tabellen en grafieken zorgen ervoor dat de lezer op tijd rust neemt, de informatie die gelezen is kan even zakken om vervolgens de nieuwe informatie tot zich te nemen. De rust kan gebruikt worden voor scheidingen van teksten, ook kan het ervoor zorgen dat het schrijven opvalt en daardoor gelezen wordt.

De vorm van het verslag kies je door na te denken over wat er allemaal in het verslag moet komen staan. Zoals de gegevens van je registratiesysteem, welke workshops je gehouden hebt, wat je gedaan hebt om voldoende tieners te werven, hoe het gaat met de samenwerking met derden enz. deze gegevens kun je netjes uitwerken. Het is voor een verslag belangrijk dat je er rustig in kunt lezen, zonder dat het saai wordt. Het moet uitnodigend zijn en daarom zet je ook enkele foto’s van activiteiten in je verslag, dit kan zelfs de tekst verduidelijken.

Elke ambtenaar die het verslag leest is anders en ze hebben verschillende ideeën over de vorm van het verslag. De ene persoon leest graag tekst, de ander wil grafieken zien in een verslag en voor wéér een ander is het belangrijk dat er tabellen in staan die het een en ander verduidelijken. Daarom kun je voor een jaarverslag het beste alle drie deze weergaven gebruiken om te verduidelijken wat je wilt zeggen. Een voordeel van grafieken en tabellen is dat je deze ook kunt gebruiken om rust in het hoofdstuk te krijgen.

Tekst, tabel of grafiek?

De gegevens uit het registratiesysteem kun je weergeven als tekst,  in een grafiek en in een tabel.

Gegevens als tekst

 

 

 

·         In 2001 zijn er in totaal 2445 bezoeken geweest, waarvan 1235 jongens en 1210 meisjes

·         Er zijn inmiddels 181 tieners als vaste bezoeker geregistreerd sinds het begin van de bezoekersregistratie van Tien-inn. Dit zijn tieners die van een tot meerdere keren de Tien-inn bezochten.

 

 

 

 

 

Je kunt dus in het jaaroverzicht cijfers in een tekst vatten zoals hierboven te zien is. 
In het hierboven aangegeven tekst kun je de volgende gegevens halen:
In de aangegeven voorbeeldtekst wordt het volgende weergegeven:

 

·         Het totaal aantal bezoeken in het jaar 2001 was 2445. Verdeelt over jongens en meisjes was dat 1235 jongens en 1210 meisjes.

·         Het aantal geregistreerde tieners sinds het begin van de registratie t/m 31 december 2001 was 181 tieners. Dit zijn tieners die een tot meerdere keren de Tien-inn bezochten.

 

 

 

 

 

Uitleg: Het absolute aantal tieners is het aantal tieners dat is geregistreerd in de tabel bij de persoonsgegevens, terwijl het aantal bezoeken de tieners zijn die een of meerdere keren van de tieneropvang gebruik hebben gemaakt, deze zijn geregistreerd in de tabel aantal tieners en basisactiviteiten, dus het totaal van het aantal bezoeken die de tieners aan de tieneropvang hebben gebracht. (zie hoofdstuk Het registratiesysteem)

 

 

 

 

Gegevens in een tabel

 

Maand

Aantal bezoekers

Januari

32

Februari

32

Maart

418

April

296

Mei

157

Juni

184

Juli

140

Augustus

74

September

324

Oktober

140

November

351

December

297

Ook kunnen de gegevens in een tabel staan, het geeft een duidelijke weergave in een beperkte ruimte.  

In deze tabel zie je een overzicht van het bezoekersaantal per maand.
Als je deze gegevens bij elkaar optelt dan zie je dat het totaal op 2445 komt, zoals je ook zag bij de gegevens in een tekst. Hiermee kun je laten zien in welke maand er veel en welke maand er minder tieners op bezoek zijn geweest in het tienercentrum.

 

 

 

 

 

Als je de gegevens in een grafiek plaatst krijg je weer een ander beeld van wat je wilt vertellen. Het overzicht van de kolommen geven een duidelijke kijk op het verschil dat er per maand is in het aantal bezoekers die er geweest zijn in het tienercentrum.

 

Gegevens in een grafiek

 

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\grafiek.gif

 

 

 

 

Je ziet in één oogopslag het verloop van het aantal bezoeken per maand, maar er is meer...

 

Bij iedere balk hoort een verhaal, en dat verhaal is als volgt:

 

  • Vanaf januari 2001 is de Tien-inn iedere werkdag open voor de tieners, er wordt gewacht op vaste klanten die met een contract willen werken. De entree is fl. 7,25 per uur en de respons is daardoor minimaal. Ook een vaste binding aan de tieneropvang staat de tieners tegen, ze hebben liever een open inloop zodat ze kunnen komen wanneer ze willen.  

  • Vanaf maart mogen de tieners op proef zonder betalen naar de tieneropvang, dit om na te gaan of de tieners interesse hebben. Ook is de tienerwerker in maart en april (na de Cito toetsen) naar alle basisscholen gegaan om in groep 8 informatie te geven over het tienercentrum. Ook heeft de tienerwerker flyers uitgedeeld op het voortgezet onderwijs. Je kunt zien dat dit een enorm effect heeft gehad op het aantal bezoeken.  

  • In mei beginnen de excursies en extra dagen op de basisscholen zodat verschillende tieners niet aanwezig kunnen zijn. Op het voortgezet onderwijs beginnen in deze maand de examens voor de eindexamen klassen. Het is duidelijk te zien dat er dan minder tieners bij het tienercentrum komen.  

  • In juni beginnen de proefwerken van het voortgezet onderwijs, deze tieners hebben minder tijd om te komen, ze moeten thuis leren. Extra activiteiten plannen heeft in deze periode geen zin omdat de ouders vaak vinden dat de tieners extra aandacht moeten besteden aan het studeren.  

  • Je ziet dat het in juli afloopt met de bezoeken aan het tienercentrum, de tieners gaan op vakantie.  

  • In augustus heeft de tienerwerker 3 weken vakantie en is Tien-inn dicht.  

  • Na de vakantie, in september, is er op het voortgezet onderwijs door middel van en geplande activiteit, geprobeerd om de tieners weer binnen te krijgen. Dit heeft, zoals je kunt zien direct effect, de tieners hebben er weer zin in.  

  • In oktober is de tienerwerker 2 weken ziek geweest en was het tienercentrum gesloten, ook dit kun je direct zien aan de cijfers.  

  • In november en december is er op het voortgezet onderwijs in iedere klas een workshop gegeven, zoals webdesign in de 1e klas, streetdance in de 2e klas en rappen in de 3e klas. Je ziet dan ook dat de tieners dat waarderen door naar Tien-inn te komen.

 

Hoe kom ik aan de nodige gegevens?

 

In een jaarverslag zul je verschillende gegevens nodig hebben zodat je kunt laten zien wat je in het betreffende jaar gedaan hebt en welk nut dit heeft gehad. Om aan deze gegevens te komen kun je de volgende vragen stellen:

 

  1. Hoe werk ik samen met verschillende organisaties en wat was het nut hiervan?
  2. Hoeveel tieners zijn er geweest?
  3. Welke activiteiten heb ik de tieners aangeboden en hoe zijn deze bezocht?
  4. Wat is je pedagogische visie?
  5. Welke activiteiten heb ik georganiseerd in het kader van preventie en heeft dit enig nut gehad?
  6. Wat is de meerwaarde van mijn tienercentrum?

 

Kies de gegevens die je wilt gebruiken zorgvuldig uit, zorg dat je niet te veel of te weinig in het verslag zet, kies voor een goede balans.

 

 

Wat er verder nog in je jaarverslag moet komen.

 

De extra activiteiten zoals workshops en excursies horen ook in een jaarverslag zodat de Gemeente en de samenwerkingsorganisaties ook hiervan op de hoogte gebracht worden evenals de financiële gegevens van de tieneropvang.

 

Hieronder enkele voorbeelden:

 

  • De tienerwerker had gemerkt dat verschillende tieners bezig waren met drugs, alcohol en roken, daarom had zij contact opgenomen met mensen van verslavingszorg en de jeugdagent om voorlichting te geven over dit onderwerp.
    In de vorm van een quiz en foto’s werd op dat moment op een leuke manier een discussie op gang gebracht, vooral de oudere tieners deden hier met plezier aan mee.
     
  • De jeugdpolitie had het idee om een voorlichtingsfilm te maken met jongeren over het fenomeen voordrinken (alcohol drinken voordat je uitgaat). Omdat de jeugdagent jongeren en een locatie nodig had stelde de tienerwerker voor om de tieners van het tienercentrum mee te laten doen. De overweging van de tienerwerker was dat zij beschikten over een prima locatie om de film op te nemen, er waren genoeg jongeren die mee wilde doen en deze activiteiten zou preventief kunnen werken. Op de bewuste filmdag waren er 25 tieners die mee deden aan de film. Toen de film klaar was en de politie op verschillende scholen deze film als voorlichting hadden laten zien werd er door de media veel aandacht aan besteed, met name door Omroep-Brabant en de dag- en weekbladen.
     
  • De tienerwerker probeert in te spelen op onderwerpen die op het moment actueel zijn, iets wat aansluit bij de interesses van de tieners. Om dat goed te kunnen doen geeft zij de tieners wat onderwerpen aan in de vorm van krantenknipsels die ze op een deur hangt. Als een tiener een van deze artikelen leest en er vragen over stelt kan de tienerwerker daar op reageren. Zij probeert de tieners de gelegenheid te geven om over onderwerpen na te denken om zo in de toekomst goed te kunnen participeren in de maatschappij.
     
  • Daarnaast probeert de tienerwerker zo veel mogelijk tieners die anders zijn te laten integreren. Te denken valt aan tieners uit een andere cultuur, tieners die gelovig zijn of juist niet, tieners van rijke of van arme ouders enz. Zij wil bij de tieners de vooroordelen over het anders zijn zoveel mogelijk wegnemen.
  • Een financieel overzicht over de kosten van de huur van het gebouw, dagelijkse activiteiten, eten en drinken, workshops, afschrijvingen van meubilair en computers, uitstapjes enz. zou in het verslag moeten worden opgenomen.  

 

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\pijl.gif

 

 

 

 

Tot slot

Voor de gemeente of andere subsidieverstrekker zul je elk jaar een jaarverslag moeten maken zodat deze de juiste beslissingen kunnen nemen over de toekomst van je tienercentrum. Hoe beter je kunt beargumenteren waarom jouw tienercentrum belangrijk is voor de maatschappij, hoe meer medestanders je hebt die ervoor kiezen om jouw centrum genoeg subsidie te geven. Ook de samenwerkingsorganisaties zijn geïnteresseerd in een jaarverslag zodat ze kunnen zien wat de samenwerking met tieneropvang opgebracht heeft zodat ze het jaar daarop verder kunnen gaan met deze activiteiten. In dit hoofdstuk geef ik daarom enkele tips over hoe een jaarverslag tot stand zou kunnen komen. 

Enkele voorbeelden van jaarverslagen staan op deze website, klik op hiervoor op Downloads in het menu.

 

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\pijl.gif