.            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Het is voor een organisatie altijd belangrijk om te weten welk budget er gereserveerd moet worden en waar het budget naar toe gaat. Kan er efficiënter gewerkt worden en wat kan men in de toekomst nog verbeteren. Ook kan de vraag ontstaan ‘Wat willen de tieners graag en waar zijn ze het meest mee bezig’. Het kan daarom zeer nuttig zijn om gegevens te verzamelen, dit kun je doen met een registratiesysteem.
Als het registratiesysteem goed is opgezet dan kan men daar veel gegevens uit halen en daaruit conclusies trekken. De gegevens kunnen gebruikt worden voor diverse doelen zoals voor een beleidsnota of verslag, maar men kan ook gegevens gebruiken om werk dat gedaan is te evalueren. Met één oogopslag kan men dan zien wat het effect is van bepaalde interventies. We gaan er dus vanuit dat men een registratiesysteem nodig heeft om aan de juiste cijfers te komen. Om u een voorbeeld te geven laat ik delen van het registratiesysteem zien dat speciaal ontwikkeld is voor tieneropvang Tien-inn zodat duidelijk is waar ik over spreek.

In alle tabellen in dit hoofdstuk zijn de namen en adressen van de tieners veranderd i.v.m. privacy.

De volgende punten worden in dit hoofdstuk besproken:

1 Hoe zet je nou een registratiesysteem op, wat is belangrijk en wat niet?

2 Het registratiesysteem uitgewerkt

3 Tot Slot

 

 

 

 

1 Hoe zet je nou een registratiesysteem op, wat is belangrijk en wat niet?

 

Bij het opzetten van een registratiesysteem moet men er op letten dat er niet te veel én niet te weinig gegevens in te voeren zijn, houd het dus in balans. Wat de balans is voor jouw tienercentrum is persoonlijk, het kan voor iedereen anders zijn.

 

·         Als men te veel gegevens moet invoeren dan kost dat veel tijd die men beter ergens anders aan kan besteden.

·         Als men te weinig gegevens in voert heeft dat als nadeel dat men niet genoeg kan meten.

·         Het registratiesysteem moet vooral functioneel zijn.

·         Vraag je af wat je wilt meten.

·         Waarom wil je dit meten?

·         Wat is het nut hiervan?

Welke functie heeft de registratie van gegevens bij de tieneropvang.

Uitgaande van het registratiesysteem van tienercentrum Tien-inn heb ik voorgaande vragen aan mezelf gesteld dus:

 

Wat wil ik meten?

 

·         De adresgegevens van iedere tiener, het aantal jongens en meisjes, de verschillende leeftijden van de tieners

·         Wie er in het gebouw op een dag aanwezig zijn, wat tieners op een dag doen aan basisactiviteiten

Wat is het nut van het registreren van deze gegevens?

  • Voor het binnenhalen van de benodigde subsidie:
    Het registreren van het aantal bezoekers om inzicht te kunnen krijgen in de kwaliteit en kwantiteit van de tieneropvang.

    De tienerwerker kan aan de gegevens uit het registratiesysteem zien hoeveel bezoeken er geweest zijn, om hoeveel verschillende tieners het gaat, hoeveel jongens en meisjes er zijn geweest.

    Bijvoorbeeld:
    Jan Vlierings, Katrijnlaan 13 te Anderdorp, tel. 06 – 54892173, geboren 12-01-1997, jongen;
    Katrien Doelen, Kasteellaan 25 te Anderdorp, tel. 06 – 65982387, geboren 05-06-1998, meisje



·         Voor de veiligheid:
Als er onverhoopt een ongeluk zou gebeuren in het tienercentrum kunnen de ouders geïnformeerd worden. Voor calamiteiten, door te registreren wie er in het gebouw aanwezig zijn


Bijvoorbeeld:
Jan Vlierings,
Katrien Doelen,
Thijs Vrijzaak
 
 

·         Voor eventuele bijstelling van activiteiten op bepaalde dagen of perioden:
In het registratiesysteem kan men de dagen van de week aangeven en de datum van de dag. Hiermee kan men meten of er op bepaalde dagen drukker is dan op andere dagen. Ook kan men meten in welke periode het rustig of juist druk is. Met deze gegevens kan men kijken op welke dagen of in welke perioden er extra activiteiten georganiseerd moeten worden.



·         Voor eventuele bijstelling van de basisactiviteiten:
In het registratiesysteem kun je bijhouden wat de tieners iedere dag doen aan basisactiviteiten, waardoor de tienerwerker kan zien of de activiteiten voldoen aan de wensen van de tieners.



Bijvoorbeeld:

380 keer heeft er een tiener aan de computer gezeten,
110 keer is er een tiener naar de sporthal gegaan om te sporten

298 keer heeft er door een tiener gezellig met andere tieners aan de gamecomputer gespeeld
309 keer heeft een tiener een huiskameractiviteit gedaan

 

Ter verduidelijking enige uitleg over de basisactiviteiten zoals die bij tienercentrum Tien-inn gebezigd werden:

 

De basisactiviteiten die de tieners deden bij tienercentrum Tien-inn zijn in het registratiesysteem in vier groepen verdeeld te weten:

 

1.      In de sporthal sporten

2.    Huiskamer activiteiten

3.    Nintendo spelen

4.    Aan de computer bezig zijn

 

Deze activiteiten kunnen als volgt worden uitgelegd:

 

1.    In de sporthal sporten: 
Hiermee wordt bedoeld dat de tieners in de sporthal op enigerlei wijze bezig zijn met bewegen. Dit kon zijn: voetballen, zwieren aan een touw, basketballen, maar het kon ook betekenen dat ze elkaar na renden om te stoeien.

2.    Huiskamer activiteiten: 
Hiermee werd bedoeld dat de tieners op enigerlei wijze bezig waren in de huiskamer van tienercentrum Tien-inn. Dit kon knutselen, schilderen, muziek maken, maar ook gezellig kletsen zijn.

3.    Nintendo spelen:
Bij tienercentrum Tien-inn werd er veel met een gamecomputer gespeeld. Hier konden vier tieners tegelijk aan deelnemen. 

4.    Aan de computer bezig zijn:
Dit waren spelletjes, chatten of internetten.

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\pijl.gif

 

 

 

2 Het registratiesysteem uitgewerkt:

 

Registratie van persoonsgegevens:

 

Hieronder een voorbeeld van de registratie van persoonsgegevens.

 

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\persoonsgegevens.gif

 

 

 

Zoals hierboven te zien is worden de volgende componenten gebruikt:

  1. Naam
  2. Adres
  3. Postcode en woonplaats
  4. Telefoonnummer
  5. Geboortedatum
  6. Registratie of het om een jongen of meisje gaat
  7. Eventueel het 06 nummer van de tiener (hier niet te zien)

 

Als je het mobiele nummer en/of het e-mail adres van de betreffende tiener registreert kan deze een sms-je of een e-mail toegestuurd krijgen als er iets leuks te doen is binnen de tieneropvang. (een moderne manier om te communiceren wat de tieners erg aanspreekt)
Je kunt ook reageren als een van de tieners jarig is zodat je een persoonlijke band met de tiener op kunt bouwen, met als resultaat dat de tieners graag willen komen.

 

Registratie van het aantal tieners en de basisactiviteiten

 

Als elke dag de tieners zich melden als ze binnenkomen dan kun je dat in een tabel bijhouden. Het leuke van deze tabel is dat je nadien kunt zien wat de tieners leuk vinden aan dagelijkse activiteiten zodat je weet waar er misschien extra tijd of geld ingestoken moet worden. Het is in deze tabel niet belangrijk om alle gegevens van de tiener op te schrijven, die heb je tenslotte al in de adressen tabel, het is echter wel handig om de voornaam van de betreffende tiener op te schrijven zodat je die als geheugensteuntje kunt gebruiken.

 

Op onderstaande afbeelding kun je de registratie van de tieners zien die op een willekeurige dag komen.

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\basisactiviteiten.gif

 

 

 

Met deze gegevens kun je het volgende zien:

 

·         Welke dag van de week het drukste is.

·         In welke periode van het jaar er extra activiteiten gepland moeten worden.

·         Of de activiteiten aan de behoefte van de tieners voldoen en of deze eventueel aangepast moeten worden.

·         Hoeveel tieners er op de betreffende dag geweest zijn.

 

De berekeningen

Door gegevens automatisch te laten berekenen hoeft de tienerwerker minder administratief werk te verrichten zodat deze tijd heeft voor zijn/haar andere taken.

 

Persoonsgegevens:

 

·         Door het aantal namen in de persoonsgegevens te tellen kan men weten hoeveel verschillende tieners er bij de tieneropvang binnen zijn geweest.

·         Als je telt hoeveel verschillende jongens en meisjes er zijn geweest dan kun je kijken of de tieneropvang voldoet aan activiteiten voor de verschillende seksen en of er een aanpassing nodig is.

·         Men kan de verjaardagen van de tieners bijhouden.

·         Als je het mobiele nummer en/of het e-mail adres van de betreffende tiener hebt geregistreerd kan die een sms-je of een e-mail gestuurd krijgen als er iets leuks te doen is binnen de tieneropvang. (een moderne manier om te communiceren, wat de tieners erg aanspreekt)

·         Als er calamiteiten zijn kan er vlug worden gereageerd naar de ouders toe, wat voor de ouders en tieners erg belangrijk is.

 

 

Aantal tieners en basisactiviteiten:

 

·         Men kan zien aan de dagen van de week welke dag het drukst bezocht wordt, ook is te meten op welke dag er nog extra activiteiten geplant kunnen worden zodat deze dag meer bezocht wordt.

·         Er is te meten in welke maand van het jaar het druk of juist rustig is zodat men daarop extra wervingsactiviteiten kan plannen.

·         In deze tabel kan gekeken worden of er per sekse genoeg georganiseerd wordt.

·         Hier is te meten of de basisactiviteiten nog bij de tieners aanspreekt zodat er eventueel andere activiteiten geplant kunnen worden.

·         Er kan gemeten worden hoeveel bezoeken er zijn geweest per maand

De lijst van het aantal tieners en basisactiviteiten en de lijst met de persoonsgegevens van tieners is verschillend, het verschil is dat iedere tiener meerdere keren naar de tieneropvang kan komen. Dus het absolute aantal tieners is het aantal tieners dat is geregistreerd in de tabel bij de persoonsgegevens, terwijl het aantal bezoeken de tieners zijn die een of meerdere keren van de tieneropvang gebruik hebben gemaakt, deze zijn geregistreerd in de tabel aantal tieners en basisactiviteiten, dus het totaal van het aantal bezoeken die de tieners aan de tieneropvang hebben gebracht.

Als je een registratie systeem hebt ontworpen wil je ook graag dat de gegevens netjes verwerkt worden en duidelijke cijfers oplevert. Daarvoor moeten de gegevens op een juiste manier geïnterpreteerd worden, de berekeningen kun je later terugvinden in een tabel.

De gegevens kunnen er als volgt uit zien:

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\de periode.gif
  

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\bezoeken van deze periode.gif

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\Basisactiviteiten in deze periode.gif

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\aantal vaste bezoekers.gif

 

 

 

Op bovenstaande tabel zie je de berekeningen die nodig zijn voor een verslag. Het is handig als je de datum kunt veranderen zodat de gegevens op het scherm verschijnen over een bepaalde periode. Deze gegevens kunnen onder andere gebruiken in het jaarverslag of voor verbetering van het aanbod voor de tieners.

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\pijl.gif

 

 

 

3 Tot slot

 

Het kan heel nuttig zijn om een registratiesysteem te hebben bij de tieneropvang omdat je jezelf bijvoorbeeld moet verantwoorden naar de samenwerkingsorganisaties of naar de gemeente toe (subsidieverstrekker). Je kunt zien of de activiteiten die je organiseert nog actueel zijn en of er nog iets veranderd moet worden in de programmering. Je bent in staat om op een moderne manier te communiceren naar de tieners toe als je met een verjaardag een sms-je stuurt naar de betreffende tiener. Tot slot is het ook belangrijk te weten dat, als er calamiteiten zijn, de gegevens van de tieners beschikbaar zijn.

 

 

 

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: D:\My Web Sites\mysite\Files\Tieneropvang\Tieneropvang een nieuw concept\Graphics\pijl.gif